Career & Money Preise festlegen als Selbstständige: So berechnest du ein tragfähiges Honorar

Viele Selbstständige starten mit einem Preis, der sich im ersten Moment vernünftig anfühlt – und merken erst später, dass davon weder Ferien noch Krankheit, Vorsorge oder ruhige Monate bezahlt sind. Gerade wenn du sorgfältig arbeitest, Kundinnen und Kunden nicht überfordern willst oder aus einer Teilzeitrealität kommst, ist Underpricing schnell passiert. Ein tragfähiges Honorar hat wenig mit Mut zur Härte zu tun und viel mit sauberer Kalkulation, realistischen Annahmen und dem Bewusstsein, dass Umsatz nicht gleich Lohn ist.

Warum dein früherer Stundenlohn kein Freelancer-Preis ist

Wer aus einer Anstellung in die Selbstständigkeit wechselt, rechnet oft mit dem letzten Bruttolohn weiter. Das wirkt naheliegend, führt aber fast immer zu tiefen Preisen. In einer Anstellung zahlte der Arbeitgeber einen Teil der Sozialversicherungen mit, übernahm Infrastruktur, Ferien, oft Weiterbildungen und einen Teil des Krankheitsrisikos. In der Selbstständigkeit musst du all das selbst finanzieren.

Hinzu kommt: Nicht jede Arbeitsstunde ist verrechenbar. Angebote schreiben, Mails beantworten, Buchhaltung, Akquise, Briefings, Offerten nachfassen, Kundengespräche, Weiterbildung, Leerlauf zwischen Projekten – diese Zeit ist Teil deiner Arbeit, aber selten direkt fakturierbar. Wenn du deinen Preis nur aus dem reinen Arbeitsaufwand am Projekt ableitest, subventionierst du dein Geschäft oft unbemerkt selbst.

Umsatz ist nicht Lohn

Ein häufiger Denkfehler lautet: «Wenn ich im Monat 8’000 Franken Umsatz mache, habe ich 8’000 Franken verdient.» Tatsächlich gehen davon zuerst Geschäftskosten weg, danach Beiträge an AHV, allenfalls weitere Versicherungen, Rückstellungen für Steuern sowie deine Vorsorge. Was übrig bleibt, ist dein Einkommen – und auch das nur, wenn du realistisch kalkuliert hast.

Zu den Kosten, die in einem soliden Preis mitgedacht werden müssen, gehören unter anderem Software, Arbeitsgeräte, Telefonie, Internet, Co-Working oder Büro, Buchhaltung, Treuhand, Spesen, Weiterbildungen, Marketing, berufliche Versicherungen sowie Ausfälle durch Krankheit, Care-Arbeit oder ruhige Auftragsphasen. Der Preis muss also nicht nur einen guten Monat tragen, sondern ein normales Jahr.

Ein fairer Preis ist kein Bonus auf gute Arbeit. Er ist die Bedingung dafür, dass gute Arbeit auf Dauer möglich bleibt.

Der Preis muss auch ein normales Jahr tragen

Viele Kalkulationen kippen an einem Punkt: Sie gehen stillschweigend von fast voller Auslastung aus. In der Realität gibt es Absagen, Verschiebungen, saisonale Schwankungen, Phasen mit Akquise oder Weiterbildung und Tage, an denen zwar gearbeitet wird, aber nichts verrechnet werden kann. Besonders in kreativen und beratenden Berufen ist 100 Prozent Auslastung über das ganze Jahr weder realistisch noch gesund.

Deshalb braucht dein Honorar Reserven. Nicht als versteckter Luxus, sondern als betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Wer knapp auf Kante kalkuliert, reagiert in jeder ruhigen Phase mit Stress, nimmt unpassende Aufträge an oder arbeitet übermässig viel, um Lücken zu stopfen. Ein Puffer schützt nicht nur dein Einkommen, sondern auch deine Entscheidungsfreiheit.

Schritt für Schritt zum Mindeststundensatz

Ein tragfähiger Preis beginnt nicht beim Markt, sondern bei deiner Untergrenze. Erst wenn du weisst, was du mindestens einnehmen musst, kannst du sinnvoll entscheiden, ob ein Projekt, ein Tagessatz oder ein Paketpreis funktioniert.

1. Privaten Jahresbedarf bestimmen

Der erste Schritt ist dein persönlicher Finanzbedarf. Gemeint ist nicht nur die Miete und der Wocheneinkauf, sondern ein realistisches Jahresbudget. Dazu gehören Wohnen, Krankenkasse, Lebensmittel, Mobilität, Kinderbetreuung, Freizeit, Rückstellungen, Ferien und ein Sicherheitspuffer. Wenn du von einem Nettoziel ausgehst, musst du Steuern und Abgaben mitdenken. In der Schweiz lohnt es sich, diese Posten früh separat einzuplanen, statt sie erst am Jahresende schmerzhaft nachzufinanzieren.

Eine pragmatische Frage lautet: Wie viel Geld muss dir nach allen geschäftlichen Kosten und Rückstellungen pro Jahr tatsächlich für dein Leben bleiben? Das ist dein persönliches Einkommensziel.

2. Geschäftskosten erfassen

Dann folgt dein Unternehmen. Notiere fixe und variable Kosten möglichst vollständig. Auch kleine monatliche Beträge summieren sich übers Jahr deutlich. Typische Positionen sind Software-Abos, Hardware, Website, Hosting, Buchhaltung, Treuhand, Mitgliedschaften, Arbeitsraum, Fahrtkosten, Weiterbildungen, Fachliteratur, Versicherungen, externe Unterstützung oder Produktionskosten.

Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist oder voraussichtlich wirst, ist wichtig zu unterscheiden: Die MWST ist in der Regel kein Einkommen. Sie läuft durch deine Rechnung, gehört aber nicht zu dem Betrag, den du als Honorar behalten kannst.

3. Vorsorge und Auszeiten einrechnen

Selbstständigkeit heisst auch: Du trägst mehr Verantwortung für Absicherung. Beiträge an die AHV/IV/EO, freiwillige Vorsorge in der 2. oder 3. Säule, Krankheitsausfälle, Ferien und andere Unterbrüche müssen in deine Kalkulation hinein. Gerade Frauen rechnen Care-Ausfälle oft zu optimistisch weg – etwa weil Kinderbetreuung, Angehörigenpflege oder mentale Last zwar den Kalender belasten, aber nicht als «echter Kostenfaktor» gesehen werden. Wirtschaftlich sind sie genau das.

Wenn du weniger Stunden zur Verfügung hast, weil du Teilzeit selbstständig arbeitest oder familiäre Verantwortung trägst, bedeutet das nicht, dass deine Stunden billiger sein sollten. Im Gegenteil: Weniger verrechenbare Kapazität erhöht oft den notwendigen Preis pro Stunde.

4. Realistisch verrechenbare Stunden berechnen

Jetzt kommt der Teil, der viele Preise nach oben korrigiert. Rechne nicht mit allen Arbeitstagen eines Jahres, sondern nur mit jenen Stunden, die du realistisch fakturieren kannst.

• Ausgangspunkt: 52 Wochen pro Jahr
• Abziehen: Wochenenden, Feiertage, Ferien
• Zusätzlich abziehen: Krankheitstage, Weiterbildungen, Administration, Buchhaltung, Akquise, Angebotsphasen, interne Planung, Leerlauf
• Erst danach: die tatsächlich verrechenbaren Stunden oder Tage

Je nach Tätigkeit liegt der Anteil verrechenbarer Zeit oft deutlich unter dem, was am Anfang intuitiv angenommen wird. Wer beispielsweise 220 Arbeitstage im Kopf hat, aber nur 110 bis 140 Tage fakturieren kann, braucht einen ganz anderen Tagessatz als gedacht.

5. Mindestpreis und Zielpreis unterscheiden

Dein Mindeststundensatz ist die betriebswirtschaftliche Untergrenze. Darunter wird dein Geschäft auf Dauer instabil. Das ist aber noch nicht automatisch dein finaler Marktpreis. Danach kommt die zweite Frage: Welche Preise sind in deinem Segment, mit deiner Erfahrung, deiner Positionierung und deinem Leistungsumfang realistisch und sinnvoll?

Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen Mindestpreis und Zielpreis. Der Mindestpreis sichert dein Geschäft. Der Zielpreis berücksichtigt zusätzlich Markt, Nachfrage, Spezialisierung, Qualität, Risiko und Kundennutzen. Wenn dein Mindestpreis bereits deutlich über dem liegt, was deine Zielgruppe zu zahlen bereit ist, ist das kein Zeichen persönlicher Unfähigkeit – sondern ein Hinweis, dass Angebot, Zielgruppe oder Geschäftsmodell überprüft werden müssen.

Ein einfacher Rechenweg für deinen Mindeststundensatz

Als Arbeitsvorlage kannst du mit dieser Logik rechnen:

Privates Einkommensziel pro Jahr + Geschäftskosten pro Jahr + Vorsorge, Rückstellungen, Puffer = erforderlicher Jahresumsatz

Erforderlicher Jahresumsatz ÷ realistisch verrechenbare Stunden = Mindeststundensatz

Wenn du lieber in Tagen kalkulierst, teilst du den Jahresumsatz durch verrechenbare Tage. Für viele Beratungs- oder Strategieangebote ist das näher an der Praxis als ein kleinteiliger Stundenpreis.

Stundenpreis, Tagessatz, Paket oder Projektpreis?

Nicht jedes Angebot sollte nach Stunden verkauft werden. Der richtige Preismechanismus hängt davon ab, wie klar der Umfang ist, wie gut du den Aufwand einschätzen kannst und welches Ergebnis die Kundin oder der Kunde eigentlich einkauft.

Wann Zeitpreise sinnvoll sind

Stunden- oder Tagessätze passen gut, wenn der Umfang offen ist: etwa bei Workshops, laufender Beratung, Sparring, Interimsarbeit oder Projektphasen mit vielen Unbekannten. Sie sind auch sinnvoll, wenn Kundinnen und Kunden bewusst Flexibilität einkaufen und der Bedarf während der Zusammenarbeit schwankt.

Wichtig ist dann ein sauberer Rahmen: Welche Tätigkeiten sind enthalten, wie wird dokumentiert, was gilt für Reisezeit, Vor- und Nachbereitung und ab wann braucht es eine neue Freigabe?

Wann Projektpreise besser passen

Wenn Ergebnis, Umfang und Ablauf gut definierbar sind, ist ein Projektpreis oft die stärkere Lösung. Er ist für beide Seiten planbarer und verschiebt das Gespräch weg von jeder einzelnen Stunde hin zu Leistung, Verantwortung und Qualität. Das gilt zum Beispiel für eine Website-Texterstellung, ein Corporate-Design-Paket oder ein klar abgegrenztes Konzept.

Projektpreise funktionieren aber nur, wenn der Scope wirklich geklärt ist. Unklare Briefings, offene Feedbackschlaufen und ständig wachsende Zusatzwünsche fressen Marge. Deshalb gehören in jede Kalkulation Revisionen, Korrekturschleifen, Abstimmungszeit und ein Risikozuschlag.

Paketpreise und Retainer

Paketpreise lohnen sich bei wiederkehrenden Leistungen mit ähnlichem Ablauf. Sie vereinfachen den Kaufentscheid und geben dir mehr Effizienz. Retainer – also feste monatliche Kontingente oder Begleitung – eignen sich, wenn Kundinnen und Kunden regelmässig Unterstützung brauchen, etwa im Content-, Kommunikations- oder Strategieumfeld.

Damit ein Retainer gesund bleibt, braucht es klare Grenzen: Was ist enthalten, wie viele Stunden oder Leistungen sind abgedeckt, was verfällt, was wird zusätzlich verrechnet? Sonst entsteht rasch ein Modell, das auf dem Papier stabil wirkt und in der Realität permanent überläuft.

Wertbasierte Preise ohne Magie

Der Satz «Verkaufe nicht deine Zeit, sondern den Wert» klingt gut, wird aber oft zu schlicht erzählt. Ja, Kundinnen und Kunden kaufen nicht einfach Minuten, sondern ein Ergebnis: Klarheit, Entlastung, Umsatzpotenzial, Sichtbarkeit, bessere Prozesse, professionellere Kommunikation. Dieser Nutzen darf und soll sich im Preis spiegeln.

Gleichzeitig wird «wertbasiert» manchmal so verwendet, als spiele Aufwand keine Rolle mehr. Das ist unklug. Gerade in Dienstleistungs- und Kreativarbeit trägst du Produktionsrisiken, Denkzeit, Verantwortung, Vorleistung und oft unsichtbare Qualitätsarbeit. Ein guter Preis verbindet deshalb beides: den Nutzen für die Kundschaft und deinen realen Aufwand plus Risiko.

Warum viele Frauen zu tief starten

Zu günstige Preise sind nicht bloss ein individuelles Selbstbewusstseinsproblem. Sie entstehen oft an der Schnittstelle von Sozialisation, Erwerbsbiografie und strukturellen Bedingungen. Wer das versteht, kann klarer gegensteuern – ohne sich mit simplen «Du musst dich nur mehr trauen»-Botschaften zusätzlich unter Druck zu setzen.

Erfahrung wird zu eng gezählt

Viele Frauen rechnen nur bezahlte Berufsjahre im exakt gleichen Setting als Erfahrung. Transferkompetenzen bleiben unsichtbar: Projektführung, Kommunikation, Konzeptarbeit, Stakeholder-Management, Branchenwissen, didaktische Stärke oder ästhetisches Urteilsvermögen. Gerade nach Teilzeitphasen, Care-Unterbrüchen oder einem Berufswechsel wird das eigene Können oft kleiner gemacht, als es ist.

Für deine Preisfindung zählt nicht nur die Dauer im Markt, sondern auch die Qualität deiner Ergebnisse, deine Zuverlässigkeit, deine Spezialisierung und die Reibung, die du anderen abnimmst.

Sympathie wird mit Rabatt verwechselt

Viele Selbstständige wollen fair, zugänglich und angenehm in der Zusammenarbeit sein. Das ist eine Stärke. Problematisch wird es, wenn Freundlichkeit automatisch in Preisnachlass übersetzt wird. Ein fairer Umgang braucht keinen versteckten Selbstverzicht. Du kannst warm, verbindlich und professionell sein, ohne deine Arbeit unter Wert abzugeben.

Angst vor Ablehnung verzerrt den Preis

Ein Nein fühlt sich schnell persönlich an – besonders dann, wenn ein Angebot eng mit deiner eigenen Arbeit und Identität verbunden ist. Für die Preisstrategie ist Ablehnung aber vor allem Information. Sie zeigt, ob du den Markt richtig einschätzt, ob dein Angebot verständlich ist, ob deine Zielgruppe passt oder ob der Scope unklar war.

Nicht jede Absage bedeutet, dass du zu teuer bist. Manchmal war das Budget nie da. Manchmal war der Nutzen nicht klar genug. Und manchmal war genau diese Anfrage schlicht nicht deine passende Kundschaft.

Care und Teilzeit machen Kosten unsichtbar

Wer weniger verfügbar ist, versucht häufig, über tiefere Preise «kompensierend» entgegenzukommen. Das wirkt kooperativ, ist betriebswirtschaftlich aber oft fatal. Wenn deine Kapazität begrenzt ist, muss jede verrechenbare Stunde mehr tragen, nicht weniger. Teilzeit ist kein Rabattgrund. Sie verändert deine Auslastung – und damit deine Kalkulation.

So prüfst du deinen Preis am Markt

Eine Kalkulation allein genügt nicht. Du brauchst auch ein Gespür dafür, wie dein Angebot im Markt steht. Dabei helfen keine wilden Preisvergleiche mit anonymen Online-Plattformen, sondern saubere Vergleiche: ähnliche Zielgruppen, vergleichbarer Leistungsumfang, ähnliche Seniorität, ähnliche Region und ähnliche Verantwortung.

In der Schweiz unterscheiden sich Marktspannen je nach Kanton, Branche, Unternehmensgrösse und Positionierung teils deutlich. Eine Strategieberaterin für KMU im Raum Zürich kalkuliert anders als eine freie Texterin für lokale NGOs in der Ostschweiz. Beides kann legitim sein, solange Preis und Modell zur Realität passen.

Praktisch ist es, mit einer Preisspanne zu testen. Beobachte über einige Monate nicht nur die Abschlussquote, sondern auch die Qualität der Anfragen, Rückfragen zum Preis, Verhandlungsmuster, den Aufwand pro Projekt und deine Auslastung. Wenn du sehr schnell zusagende Kundschaft hast, aber finanziell trotzdem unter Druck bleibst, ist das oft kein Erfolgssignal, sondern ein Hinweis auf zu tiefe Preise.

Preis kommunizieren, ohne dich kleinzumachen

Ein guter Preis wirkt nur dann professionell, wenn du ihn auch klar vertreten kannst. Dafür musst du nicht dominant auftreten. Meist reicht es, strukturiert zu sein und den Wert deiner Leistung nachvollziehbar zu machen.

• Ergebnis vor Zahl: Beschreibe zuerst, was die Kundschaft bekommt, welches Problem du löst und was enthalten ist.
• Scope klar benennen: Lege offen, was dabei ist – und was nicht. Das schützt beide Seiten.
• Keine vorsorgliche Entschuldigung: Formulierungen wie «Das ist vielleicht etwas hoch» schwächen dein Angebot unnötig.
• Pause aushalten: Nach der Preisnennung nicht sofort weiterreden, relativieren oder zusätzliche Gratisleistungen anhängen.
• Rabatt nur gegen Gegenleistung: Etwa kleinerer Umfang, längere Laufzeit, klar definierte Referenznutzung oder schnellere Zahlung.

Wenn im Gespräch Unsicherheit aufkommt, hilft oft ein sachlicher Satz wie: «Der Preis basiert auf dem Umfang, der Vorbereitung und der Verantwortung im Projekt.» Oder: «Wenn das Budget enger ist, können wir den Scope so anpassen, dass es für beide Seiten stimmig bleibt.» Für vertiefte Gesprächsführung in Preisverhandlungen lohnt sich ein eigener Blick auf Verhandlungsstrategien – die Kalkulation selbst sollte davon aber sauber getrennt bleiben.

Drei vollständige Beispielrechnungen

Die folgenden Beispiele sind keine Branchentarife, sondern realistische Modellrechnungen. Sie zeigen, wie sich ein Preis zusammensetzen kann. Je nach Region, Spezialisierung, Zielgruppe und Geschäftsmodell können die Zahlen deutlich variieren.

Beispiel 1: Freie Texterin

Eine freie Texterin möchte sich ein persönliches Jahreseinkommen von 78’000 Franken sichern. Für Steuern, Vorsorge und Puffer plant sie zusätzlich 22’000 Franken ein. Die jährlichen Geschäftskosten für Software, Arbeitsgeräte, Website, Co-Working, Buchhaltung und Weiterbildung liegen bei 12’000 Franken.

Damit ergibt sich ein erforderlicher Jahresumsatz von 112’000 Franken. Sie geht von 230 theoretischen Arbeitstagen aus, zieht Ferien, Feiertage, Krankheit, Administration, Akquise und Weiterbildung ab und kommt auf 120 verrechenbare Tage. Bei 6 verrechenbaren Stunden pro Tag ergibt das 720 verrechenbare Stunden pro Jahr.

112’000 Franken geteilt durch 720 Stunden ergibt rund 156 Franken Mindeststundensatz. Für klar definierte Projekte kalkuliert sie nicht auf die Stunde, sondern rechnet den Aufwand inklusive Briefing, Recherche, Feedbackschlaufen und Projektmanagement auf einen Projektpreis um. Ein Website-Textprojekt mit geschätzten 18 Stunden Gesamtaufwand läge damit bei einer Untergrenze von rund 2’800 Franken – zuzüglich allfälliger Extras wie zusätzliche Interviewführung oder weitere Korrekturrunden.

Beispiel 2: Strategieberaterin

Eine Beraterin im Bereich Positionierung und Organisationsentwicklung plant mit 95’000 Franken persönlichem Einkommen, 30’000 Franken für Steuern, Vorsorge und Reserve sowie 18’000 Franken Geschäftskosten. Der erforderliche Jahresumsatz beträgt damit 143’000 Franken.

Weil Vor- und Nachbereitung einen grossen Teil ihrer Arbeit ausmachen, kalkuliert sie nicht mit allen Termintagen als fakturierbar. Von 220 möglichen Arbeitstagen bleiben nach Abzügen 95 verrechenbare Tage. Das ergibt einen Mindesttagessatz von rund 1’505 Franken.

Für Workshops oder Strategietage kann sie diesen Satz direkt einsetzen. Bei einem monatlichen Retainer für Sparring und Begleitung rechnet sie zusätzlich definierte Vorbereitungszeit, Dokumentation und kurzfristige Erreichbarkeit ein. Ein Retainer über zwei halbe Tage Begleitung pro Monat darf deshalb höher liegen als eine simple Addition einzelner Stunden.

Beispiel 3: Fotografin oder Designerin

Eine selbstständige Fotografin kalkuliert mit 72’000 Franken persönlichem Einkommen, 18’000 Franken für Steuern und Vorsorge sowie 20’000 Franken jährlichen Geschäftskosten. Dazu gehören Kamera- und Lichttechnik, Software, Versicherungen, Studioanteile, Datenarchivierung, Website und Mobilität. Daraus ergibt sich ein notwendiger Jahresumsatz von 110’000 Franken.

Sie kommt auf 100 verrechenbare Produktionstage pro Jahr. Das ergibt eine rechnerische Untergrenze von 1’100 Franken pro Tag. Für Kundinnen und Kunden verkauft sie aber nicht einfach «einen Tag fotografieren», sondern ein Gesamtpaket: Vorbereitung, Shooting, Auswahl, Bearbeitung, Übergabe, Administration und Nutzungsrechte. Kommen Stylist:innen, Visagie, Studiomiete oder besondere Locations hinzu, sind das Fremdkosten und gehören separat oder sauber eingerechnet in die Offerte. Auch Revisionen oder Zusatzschlaufen müssen begrenzt werden – sonst kippt ein auf den ersten Blick guter Preis schnell ins Defizit.

Woran du merkst, dass du zu günstig bist

Ein zu tiefer Preis zeigt sich nicht nur auf dem Konto. Oft spürst du ihn früher im Alltag: Du bist fast voll ausgelastet und verdienst trotzdem zu wenig. Du sagst selten Nein, weil jeder Auftrag gebraucht wird. Du rechnest Zusatzaufwand klein, aus Sorge, kompliziert zu wirken. Du hoffst, dass sich die Wirtschaftlichkeit «später über Menge» ergibt. Genau das passiert in vielen Dienstleistungsberufen nicht.

Auch ein subtileres Signal ist wichtig: Wenn du bei jedem Angebot innerlich auf Rechtfertigung schaltest, ist nicht zwingend der Preis falsch – oft fehlt dann die eigene Klarheit über die Kalkulationsgrundlage. Wer weiss, wie die Zahl zustande kommt, kommuniziert ruhiger und verhandelt sauberer.

Eine realistische Preisstrategie ist auch Selbstschutz

Preisfindung wird gern als Mischung aus Marktgefühl und Selbstvertrauen verkauft. In Wahrheit ist sie viel nüchterner – und gerade deshalb entlastend. Du brauchst keine perfekte Intuition und keinen künstlich harten Auftritt. Was du brauchst, ist eine Rechnung, die dein Leben, dein Geschäft und deine Grenzen mitdenkt.

Wenn du deine Preise als Selbstständige neu festlegst, ist die wichtigste Frage nicht: «Was traue ich mich zu verlangen?» Sondern: «Was muss dieses Angebot tragen, damit meine Arbeit fachlich gut, wirtschaftlich tragfähig und menschlich gesund bleibt?» Von dort aus wird Preis nicht zum Muttest, sondern zu einer professionellen Entscheidung.